Hệ thống ERP là một trong những tiện ích tuyệt vời đối với các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0.

Vậy hệ thống ERP là gì? Chúng tôi sẽ giúp bạn biết được rõ hơn về công cụ 4.0 tuyệt vời này.

1. Hệ thống ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Nhưng cả cái tên đầy đủ của nó cũng không làm sáng tỏ nhiều về ERP là gì. Vì vậy, bạn nên lùi lại một bước và suy nghĩ về tất cả quy trình cần thiết để vận hành một doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng,… Ở cấp độ cơ bản, ERP tích hợp các chức năng khác nhau này thành một hệ thống hoàn chỉnh. Điều này giúp hợp lý hóa các quy trình và thông tin trong toàn bộ tổ chức. 

Tính năng chính của hệ thống ERP là một cơ sở dữ liệu dùng chung. Hỗ trợ nhiều chức năng được sử dụng bởi các đơn vị kinh doanh khác nhau. Ví dụ, kế toán và bán hàng, có thể dựa vào cùng một thông tin cho các nhu cầu cụ thể của họ, tăng tốc hiệu suất kinh doanh bằng ERP.

ERP thường được sử dụng bởi các công ty làm việc trong chuỗi cung ứng. Giúp theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động của sản xuất và phân phối. Tuy nhiên, hệ thống ERP có thể được sử dụng bởi một số ngành công nghiệp khác nhau. Bao gồm các ngành chăm sóc sức khỏe, nhóm phi lợi nhuận, xây dựng và khách sạn.

Nguồn: Internet

2. Chức năng của phần mềm ERP

Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm ERP  bao gồm:

• Sản xuất

Chức năng của hệ thống ERP này cung cấp cho người dùng các công cụ cần thiết để quản lý nguồn lực, tài chính và mặt bằng cửa hàng. Chức năng sản xuất này hỗ trợ lập kế hoạch và lập lịch, lập ngân sách, dự báo, mua sắm và quản lý nguyên vật liệu. Ngoài ra, nhiều giải pháp sản xuất được dựa trên các công cụ quản lý dự án để theo dõi các thiết kế lặp (iterative design).

• Kế toán

Cơ sở dữ liệu ERP sẽ tự động cung cấp cho phân hệ kế toán dữ liệu từ các quy trình trong toàn công ty. Thứ nhất, nó giảm thời gian mà nhân viên kế toán dành cho việc thu thập thông tin tài chính. Thứ hai, nó làm giảm nguy cơ nhập dữ liệu thừa và lỗi. Cuối cùng, nó cung cấp một cái nhìn toàn diện đầy đủ về tài chính của bạn.

• Quản lý nguồn nhân lực:

Phần mềm ERP bao gồm chức năng nhân sự. Nó giúp kiểm sát một nhân viên trong thời gian họ làm việc với công ty của bạn. Một chức năng đặc biệt quan trọng của ERP là theo dõi ứng viên. Nó cho phép người dùng theo dõi các nhân viên tiềm năng trong quá trình tuyển dụng. Nó cho phép nhân viên nhân sự của bạn tìm kiếm những ứng viên tốt nhất theo các tiêu chí mà nhóm của bạn đặt ra.

Ngoài ra, bộ phận nhân sự còn giải quyết các vấn đề như đào tạo, trả lương và quản lý hiệu suất. Quản lý hiệu suất được hỗ trợ một phần bởi các công cụ báo cáo và phân tích. Nhờ cơ sở dữ liệu ERP, tất cả các ứng dụng trong hệ thống đều lấy dữ liệu từ một nguồn.

• Quản trị quan hệ khách hàng

Chức năng quản trị khách hàng (CRM) của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi các chiến dịch, chăm sóc các khách hàng tiềm năng và duy trì thông tin khách hàng. 

CRM là một phần của giải pháp ERP. Nó cung cấp toàn bộ dữ liệu khách hàng ở một nơi. Đồng thời cho phép người dùng truy cập nhanh khi cần dữ liệu khách hàng cho các mục đích vận chuyển, thanh toán hoặc tiếp thị.

Nguồn: Internet

• Quản lý hàng tồn kho:

Vì ERP chủ yếu hướng đến các doanh nghiệp quản lý hàng hóa. Nên việc quản lý hàng tồn kho chắc chắn đóng một vai trò lớn trong hệ thống. Các giải pháp quản lý hàng tồn kho cung cấp cho người dùng nhiều quyền kiểm soát và khả năng hiển thị hơn đối với kho hàng. 

Hệ thống ERP kiểm kê trao đổi dữ liệu với các thông tin về sản xuất, phân phối, bán hàng và khách hàng. Điều này mang lại khả năng dữ báo chuỗi cung ứng tốt hơn. Giúp người dùng dự đoán các vấn đề. Chẳng hạn như việc giao hàng muộn do lượng hàng tồn kho thấp, với độ chính xác cao hơn. Chức năng quản lý hàng tồn kho cũng có thể dự báo nhu cầu với sự trợ giúp của các công cụ phân tích. Điều này có thể hỗ trợ việc xác định các chiến thuật bán hàng tốt nhất cho một số sản phẩm nhất định trong những thời điểm nhất định của năm.

• Phân phối

Chức năng phân phối giúp quản lý các chức năng như mua hàng, thực hiện đơn hàng, theo dõi đơn hàng và hỗ trợ khách hàng. Việc tích hợp dữ liệu quản lý hàng tồn kho đặc biệt hữu ích trong các hoạt động này. Vì nó cung cấp cho người dùng thông tin chi tiết về vị trí của sản phẩm và số lượng sản phẩm có sẵn.

Hơn nữa, dữ liệu CRM cũng hữu ích trong quá trình phân phối. Những công cụ này cung cấp thông tin lập hóa đơn và thanh toán, nhưng cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết về việc ai là người ưu tiên. Điều này đảm bảo những khách hàng quan trọng nhất của bạn nhận được sự chú ý trước tiên.

3. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP?

Hệ thống ERP đã trở thành một công cụ quan trọng đối với các doanh nghiệp. Những giá trị mà nó mang lại đã giúp doanh nghiệp khắc phục các khó khăn trong quá khứ:

• Cải thiện tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp. Nhờ vào thông tin thời gian thực được tạo từ các báo cáo.
• Giảm chi phí hoạt động thông qua các quy trình kinh doanh hợp lý.
• Quá trình hợp tác, làm việc trong doanh nghiệp được nâng cao. Nhờ vào việc những người dùng chia sẻ dữ liệu trong hợp đồng, xử lý yêu cầu và đơn đặt hàng.
• Cải thiện hiệu suất. Thông qua việc trải nghiệm người dùng chung trên nhiều chức năng kinh doanh. Và quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng.
• Cơ sở hạ tầng nhất quán giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động kinh doanh đều có giao diện giống nhau.
• Giảm rủi ro thông qua cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu và kiểm soát tài chính.
• Giảm chi phí quản lý và vận hành thông qua các hệ thống được thống nhất và tích hợp.

Nguồn: Internet

Bài vết trên đã giải thích khái quát về hệ thống ERP là gì. Cũng như các chức năng và vai trò của nó đối với các doanh nghiệp hiện nay. DragonLend hy vọng bài viết này có ích và có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.

>> Đọc thêm: Quản Trị Tài Chính 4.0 Là Gì? Công Cụ Giúp Quản Trị Tài Chính 4.0 Hiệu Quả?