Làm việc tại nhà (working from home) đang là chủ đề nóng mà giới doanh nghiệp chú ý. Nhất là trong thời điểm khi COVID-19 chưa có dấu hiệu thuyên giảm. 

Làm việc tại nhà là một khái niệm không mới. Nhưng để tổ chức và quản lý một teamwork từ xa hay điều hành cả một doanh nghiệp lại là vấn đề khác. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để toàn bộ nhân viên có thể làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng?

1. Làm việc tại nhà áp dụng cho “nhóm làm việc” hay “toàn bộ doanh nghiệp”?

Một nhóm làm việc thường có số lượng không lớn. Trong khi toàn doanh nghiệp phải có nhiều phòng ban chức năng, số lượng nhân viên và các quy trình quản lý hành chính cũng phức tạp hơn.

  • Với “nhóm làm việc” từ xa thì mọi thứ sẽ đơn giản hơn vì chỉ cần công cụ meeting online, soạn thảo văn bản online, phần mềm group chat và công cụ giao việc là xong.
  • Với “toàn bộ doanh nghiệp” bao gồm cả bộ phận Sales, Marketing, Nhân sự, … thì sẽ cần tới một phần mềm quản lý doanh nghiệp online hoàn chỉnh.

Doanh nghiệp muốn làm việc từ xa sẽ cần một “workplace online”

Workplace online tái hiện lại toàn bộ môi trường làm việc offline của công ty, đảm bảo quy trình làm việc và vận hành toàn bộ doanh nghiệp online một cách trơn tru. Workplace online cần có bảng thông báo, tài chính thu – chi hàng ngày, công việc các phòng ban, tình hình bán hàng của đội sales, bộ phận nhân sự, dịch vụ khách hàng. Chỉ như vậy người điều hành doanh nghiệp mới nắm bắt và giám sát hoạt động toàn bộ công ty. Đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, phòng ban tốt hơn.

làm việc tại nhà mùa Corona

Nguồn: Internet

2. Công cụ giúp doanh nghiệp làm việc tại nhà 

Có rất nhiều công cụ miễn phí để doanh nghiệp lựa chọn. Bạn có thể tham khảo danh sách những công cụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ theo tiêu chí chi phí và tính năng gọn nhẹ.

  • GSuite – phần mềm soạn thảo văn bản online: hoàn toàn miễn phí. Thuộc hệ sinh thái Google nên dễ dàng sử dụng và liên kết.
  • Google Hangouts/ Zoom – phần mềm meeting online: không giới hạn số phút gọi.
  • Zalo/ Skype – phần mềm nhắn tin online: thích hợp thảo luận ngắn, gửi ảnh.
  • Trello/Agile CRM – phần mềm quản lý cơ hội/khách hàng, công việc/dự án: đầy đủ tính năng và tối ưu cho doanh nghiệp.

Một SME luôn cần quan tâm nhất tới 4 khía cạnh:

  • Khách hàng: cần nhiều khách hàng hơn để tăng trưởng, đây là ưu tiên số một.
  • Công việc: muốn doanh nghiệp vận hành ổn định thì mọi thứ cần cụ thể hóa bằng công việc và deadline.
  • Tài chính: nắm chắc tình hình tài chính hàng ngày thì để không đưa mình vào rủi ro.
  • Nhân sự: nắm được thông tin nhân sự, tình hình nghỉ phép, bảng lương là đủ.

Việc sử dụng các công cụ sẽ giúp doanh nghiệp đạt được cả 4 khía cạnh này.

3. Quy định cần có khi làm việc tại nhà

Yếu tố thứ hai nhưng lại có vai trò quan trọng nhất chính là các quy định khi làm việc từ xa. Nếu như làm việc tại văn phòng, người điều hành có thể nhắc nhở. Làm việc từ xa bắt buộc bạn phải tạo một quy định để mọi người tuân thủ.

  • Đừng mặc đồ ngủ khi làm việc tại nhà, hãy thật chỉnh chu. Việc này sẽ giúp những đồng nghiệp cảm thấy bạn thật chuyên nghiệp và nghiêm túc với công việc thông qua những buổi họp online.
  • Đừng ngại việc làm đẹp (make up) nhẹ kể cả khi không đến công ty. Để tự tạo năng lượng tích cực cho bản thân.
  • Hãy rời khỏi giường hoặc chiếc ghế sô pha. Tìm cho mình một chiếc bàn thoải mái để có thể chiến đấu 8 tiếng nhé!
  • Nghỉ ngơi như khi bạn ở công ty. Điều đó có nghĩa, bạn có thể nghỉ trưa trong vòng 1 đến 1 tiếng rưỡi theo như giờ quy định.
  • Báo cáo công việc cần làm trong ngày vào đầu buổi với quản lý cũng như đồng nghiệp. Và nhớ tổng kết những gì mình đã đạt được trong một ngày vào cuối giờ.
  • Đặt đồ ăn trưa nếu bạn không có nhiều thời gian nấu ăn. Và giữ bọn trẻ cách xa nơi bạn ngồi để tập trung tối đa.
làm việc tại nhà mùa Corona

Nguồn: Internet

4. Quy trình cho từng phòng ban

Để duy trì hiệu suất làm việc cho toàn công ty, bạn cũng cần xây dựng bộ quy trình làm việc từ xa đầy đủ. Chẳng hạn như đây là quy trình meeting online đơn giản cho phòng kinh doanh bao gồm 4 nội dung:

  • Thời gian meeting online: tối đa 30 – 60 phút.
  • Nội dung họp: Duyệt lại các cơ hội tiềm năng nhất, những khó khăn vướng mắc và giải pháp.
  • Kết quả họp: Cập nhật chi tiết tình trạng cơ hội/ hợp đồng vào phần mềm.
  • Và cuối cùng là hướng dẫn thao tác trên phần mềm.

Trước đại dịch COVID-19, Apple hay Google cũng đã lựa chọn hình thức làm việc tại nhà. Vậy nên, với một doanh nghiệp nhỏ cũng không khó để thực hiện điều này, miễn là lựa chọn và sử dụng các công cụ đúng cách, đúng mục đích và nhất quán. Đây chính là chìa khóa giúp CEO điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ xa một cách ổn định mà vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng.

5. Chuyên gia tài chính cho doanh nghiệp kể cả trong mùa dịch

DragonLend mong muốn đưa ra những lời khuyên tài chính hữu ích cho SMEs. Mục tiêu của DragonLend còn là hỗ trợ nguồn vốn cấp thiết mà SMEs cần để phát triển dựa trên:

  • Nền tảng công nghệ xử lý hồ sơ nhanh chóng.
  • Đánh giá hồ sơ tín dụng của bạn một cách chuyên nghiệp.
  • Kết nối bạn với chuyên gia tài chính để nhận tư vấn.
  • Hỗ trợ bạn suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ và thẩm định.

Vì vậy quá trình nhận vốn trở nên nhanh chóng, đơn giản và tỷ lệ nhận vốn thành công cao. Nếu bạn đang có những thắc mắc về các vấn đề tài chính của doanh nghiệp, hãy tìm đến chúng tôi.

>>> Xem thêm: Thủ Tục Vay Vốn Ngân Hàng Được Chuẩn Bị Như Thế Nào?